Si últimamente tu correo se ha llenado de avisos sobre temas de facturación, es normal que te suenen todos igual. Verifactu, factura electrónica y ViDA aparecen siempre juntos, pero no regulan lo mismo, ni obligan a las mismas empresas, ni llegan en las mismas fechas. Vamos por partes.

Verifactu: cómo registra las facturas emitidas tu programa

Verifactu (Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, RD 1007/2023) no habla de cómo se envía una factura, sino de cómo la registra tu programa de facturación. La idea es que cada factura deje un registro que no se pueda alterar ni borrar sin dejar rastro. Por eso, cada registro incorpora un código hash encadenado con el anterior, y las facturas llevan un código QR que permite verificarlas en la web de la Agencia Tributaria. Además, podrás elegir entre dos modalidades: enviar automáticamente cada registro a la AEAT en el momento de facturar (modalidad VERIFACTU) o conservarlos en tu propio sistema, cumpliendo requisitos técnicos adicionales, como firmar electrónicamente cada registro (modalidad «No VERIFACTU»).

Será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados (autónomos, comunidades de bienes y otras entidades en atribución de rentas, entre otros). No afecta a quienes facturan exclusivamente a mano. Verifactu no cambia cómo se aplica el IVA ni convierte tu factura en electrónica.

¿Qué implica para tu empresa? Que el programa con el que facturas debe estar adaptado a Verifactu: a partir de esas fechas no podrás seguir utilizando uno que no lo esté. Si facturas con Word o Excel, consúltanos: según cómo los utilices, también pueden considerarse sistemas de facturación (por ejemplo, si usas macros).

En síntesis: hay que adaptar el software de facturación. Recordemos que lo que llamamos tique es una factura simplificada, y por tanto quedan incluidos bares, restaurantes, tiendas, etc.

Factura electrónica: cómo viaja la factura entre empresas

Aquí hablamos de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), desarrollada por el RD 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de este año. Su objetivo es que, entre empresas y profesionales, las facturas se emitan y se reciban en formato estructurado (XML), que un programa pueda leer sin que nadie tenga que teclear nada. Un PDF, aunque esté firmado, no será válido.

¿Cuándo? Todavía no hay fecha firme: depende de una orden ministerial que aún no se ha aprobado. La obligación se aplicará 12 meses después de su entrada en vigor para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y 24 meses después para el resto. El proyecto de orden publicado por el Ministerio de Hacienda propone el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028, respectivamente. Pero conviene tomarlo solo como una previsión.

Para tu empresa implica que tendrás que emitir y también recibir facturas en formato estructurado, así que tu programa debe poder hacerlo. Aunque a ti te toque en 2028, si tus clientes son grandes es probable que te lo pidan antes. Además, cuando recibas una factura tendrás que comunicar si la aceptas o la rechazas y cuándo la pagas. El objetivo es frenar la morosidad empresarial.

En síntesis: más cambios en el software, pero todavía sin fechas concretas.

ViDA: el IVA europeo se digitaliza

ViDA (VAT in the Digital Age) viene de la Unión Europea (Directiva 2025/516) y se centra en el IVA de las operaciones entre países de la UE. Desde el 1 de julio de 2030, las operaciones intracomunitarias entre empresas se documentarán con una factura electrónica estructurada y los datos se comunicarán a Hacienda prácticamente en tiempo real. Este sistema sustituirá al actual modelo 349.

Solo te afecta directamente si compras o vendes a empresas de otros países de la UE (si hoy presentas el modelo 349, eres tú).

¿Cómo convivirá todo?

Piensa en estas tres normas como capas que se irán sumando, por orden de llegada. Primero, en 2027, Verifactu: tu programa tendrá que registrar cada factura emitida de forma segura y añadirle el QR. Después, entre 2027 y 2028, la factura electrónica: esa misma factura, dirigida a otra empresa o profesional, deberá generarse en formato estructurado y con su estado comunicado en plazo. Y en 2030, ViDA: si vendes a otros países de la UE, esa factura, además, se comunicará casi en tiempo real a Hacienda.

No conviene verlas como tres proyectos separados, sino como tres etapas de una misma adaptación, que en la práctica se resolverá con un único programa de facturación bien elegido. Lo más urgente es Verifactu: conviene decidir qué programa de facturación utilizarás, mejor antes de que acabe este año, y, al elegirlo, comprobar que también está preparado para la factura electrónica, para no tener que cambiar dos veces. Si tienes dudas, consúltanos.